Överbelastad av e-post
Många företag och organisationer vi kommer i kontakt med använder sig till stor del av ”vanlig e-post” för att hantera dialogen med kunder, potentiella kunder och leverantörer. Även om de senaste 10 åren har förändrat bilden över hur vi kommunicerar med kunder genom användningen av chat, sociala medier och andra kanaler, så skickas det fortfarande smått otroliga mängder e-post. Hur bra koll har ni på er e-postdialog med kunder och potentiella kunder?
En av anledningarna till att det skickas mycket e-post är att den fortfarande är en av de mest neutrala plattformarna för kommunikation. Tekniken för e-post är inte knuten till ett företag, plattform eller varumärke. E-postapplikationer finns för alla plattformar och fascinerande nog så kan de kommunicera varandra.
De flesta av oss har försökt skicka e-post till företag med varierande framgång. Ibland får man ett automatiskt svar omedelbart, ibland får man ett automatiskt svar något senare och ibland undrar man om företag läser e-post alls. Det finns förmodligen många anledningar till detta; underbemmanad kundtjänst, svårlösta frågeställningar, felaktiga e-postadresser, osv.
Vi tror att en av anledningarna är att många företag använder sig av fel verktyg.
Ett ärendesystem skall inte vara krångligt
Vi tycker att ett ärendesystem skall hjälpa företaget att hålla ordning på e-postdialogen med kunder, potentiella kunder samt leverantörer och övriga som kontaktar företaget via e-post. Ärendesystemet skall vara webbaserat, det skall göra det enklare att följa en diskussionstråd (”ärende”) som kan innehålla många meddelanden och flera personer, det skall vara GDPR-säkert och det skall innehålla nödvändiga funktioner. Dessa krav känns rimliga och borde inte vara så svåra att tillgodose. Att ett ärende skall kunna hanteras av flera personer på företaget och att kunna kategorisera ärenden känns också som självklar funktionalitet.
Utvärdering och utveckling
För ganska många år sedan började vi själva leta efter ett webbaserat ärendesystem som passade vår budget, vår företagsstorlek och som inte var för krångligt att använda. Vi hittade några få kandidater som vi utvärderade. Därefter pendlade vi mellan två olika system där det ena var enkelt och smidigt att använda, men saknade viss funktionalitet och det andra hade otroliga mängder funktioner men var lite mer omständigt att använda.
Till slut så började vi fundera på varför vi inte kunde få systemet precis så som vi ville ha det; enkelt och okomplicerat att använda utan att göra avkall på nödvändig funktionalitet. När vi hade funderat klart så tog vi fram de första skisserna och började utveckla det som idag heter FrontDoor Inbox; ett webbaserat ärendesystem med ett rent gränssnitt som går fort att lära sig och som är okomplicerat att använda.
FrontDoor Inbox
Vi tycker att FrontDoor Inbox lämpar sig ypperligt för supportorganisationer, kundtjänster, expeditioner på skolor, och generella ”inkorgar” där e-post från kunder och leverantörer tas emot. Vi tillhandahåller FrontDoor Inbox som en tjänst (”SaaS”). Ni kan skala upp den efter era behov. Inkommande e-post behöver inte driftas av oss utan kan hanteras i er egen infrastruktur eller hos er nuvarande leverantör.
Hör gärna av er till oss så berättar vi mer!
Gott nytt och god ärendehantering 2020!