Ledordet för ett lyckat projekt är Tydlighet. Du måste vara tydlig med projektets mål, vad du förväntar dig av dina projektmedlemmar samt vad de har för roll och ansvar, var och en för sig. Här listar vi fem tydliga råd, bra att komma ihåg när du ska starta ett nytt projekt.
Ett. Börja innan ditt team gör det
Det första som måste göras är att klargöra projektets mål – innan du möter resten av deltagarna. Detta steg är avgörande för att slutföra ett framgångsrikt projekt.
Nästa steg är att skapa en resursplan innehållande budget, uppskattat antal timmar, antalet människor och vilka kunskaper som krävs för att ta itu med arbetet. Räkna dock inte med att alla inom projektet kommer kunna arbeta heltid. Det är vanligt att många har ordinarie uppgifter som måste skötas samtidigt, så kom överens med deras handledare först.
Två. Tydliggör roller och förväntningar
Din roll som projektledare är att göra livet enklare för gruppmedlemmarna. Se individerna och hjälp dem med att nå deadlines, identifiera flaskhalsar samt lyssna och försök agera när de ber om mer resurser eller tid för att få jobbet gjort.
När ett projekt involverar personer från olika arbetsgrupper, t ex tekniker och ekonomer, se till så att båda sidor har samma mål och förstår varandra. Om din projektgrupp är global, kom ihåg att olika regioner inte enbart befinner sig i olika tidszoner, utan även har olika kulturella bakgrunder och sätt att kommunicera. Det är inget du kan styra över, men det är viktigt att du är medveten om de potentiella konsekvenserna.
Tre. Sätt den rätta tonen
Som projektledare spelar du en stor roll i hur tonen definieras i ditt arbetslag, särskilt i början. Fokusera på lösningar, inte problem. Negativitet kan förgifta både gruppens humör och vilja att arbeta effektivt.
Fyra. Handling säger mer än ord
Föregå med gott exempel och visa dina gruppmedlemmar hur du förväntar dig att jobbet bör utföras. Handlingar säger trots allt så mycket mer än bara ord. När hinder uppstår, för de kommer att uppstå, lös dem lugnt och sansat så att de andra lär sig ett bra sätt att bemöta svårigheter. Det kan komma tillfällen då du måste arbeta övertid för att till exempel ge projektet en extra knuff eller för att stödja stressade gruppmedlemmar som arbetar febrilt med att nå en deadline.
Använd ett projekthanteringsverktyg som är tillgängligt på webben. Då har du alltid ditt konto tillgängligt, var du än befinner dig. Föregå även här med gott exempel och använd det så som du vill att dina projektmedlemmar ska använda det.
Fem. Glöm inte bort att du handskas med individer
Använd dig inte av någon metod som du tror ska kunna passa alla involverade. Vissa människor behöver stöd, andra vill helst jobba helt självständigt, medan andra bara behöver bli guidade i rätt riktning.
[box style=”rounded” border=”full”]xSentioRedmine är ett okomplicerat men kraftfullt verktyg för projekthantering
Med ett elegant och lättarbetat användargränssnitt som fungerar med alla stora webbläsare, är du igång 30 minuter efter att du har tecknat en prenumeration. Läs mer på www.xsentioredmine.se
[/box]