Något av det svåraste under arbetsdagen är att behålla sin koncentration. Det är inte alls längre lika vanligt att sitta ensam i ett eget kontor och kunna arbeta ostört. Många delar rum, andra sitter i större kontorslandskap. Dina arbetsuppgifter består kanske av att vara kreativ och lösa komplicerade problem som kräver oavbruten fokusering, men samtidigt förväntas du att alltid finnas tillgänglig för andra. Din koncentration avbryts ständigt av pling från telefonen och e-postprogrammets ikon som tigger om att få din uppmärksamhet.
Den nyligen utgivna boken Manage Your Day-to-Day: Build Your Routine, Find Your Focus & Sharpen Your Creative Mind behandlar problematiken och berättar om en ny metod som kallas för dagliga fokusperioder. Stunder av dagen då du med all rätt drar dig undan. En tid som du bokar upp dig på i företagets gemensamma kalender, precis som vilket annat möte som helst. När du bokar upp en tid till dig själv på det här viset kan alla se att du är upptagen och de kommer heller inte kräva din uppmärksamhet lika lätt som om du satt och arbetade på din plats som vanligt. Likaså om någon klagar på att det tog lång tid för dig att svara på ett e-postmeddelande eller att du inte svarade när de ringde dig, har du en socialt acceptabel ursäkt att komma med ”Jag var uppbokat hela morgonen och såg det först nu.”
5 sätt att komma igång med fokusperioder
Ett. Börja med att boka upp dig under korta perioder. Låt dem sedan bli allt längre. Börja med en timme och lägg sedan successivt till 15 minuter när du märker att det fungerar. Det viktiga är att aldrig tillåta någon som helst distraktion under din fokusperiod. Om du kommer av dig och går in på Facebook istället, avbryt hela perioden och försök igen senare. Inte ens en liten bit av distraktion är okej under dessa perioder. Var disciplinerad.
Två. Aktivera ditt frånvaromeddelande för inkommande e-post och korrigera inställningarna på hur dina kommunikationsverktyg, så att de inte stör dig när någon försöker ta kontakt med dig.
Tre. Arbeta med en konkret, tydligt definierad uppgift som du har förberett. Om du till exempel ska skriva en artikel, gör researcharbetet först, så att när du väl isolerar dig, kan du helt och hållet koncentrera dig på skrivandet.
Fyra. Sätt dig på en annan plats under din fokusperiod. Gå till ett annat rum, ett bibliotek eller någon annan lugn plats utanför din arbetsplats för att lättare fokusera enbart på den uppgift som du har planerat att jobba med.
Fem. Använd bara papper och penna under själva fokusperioden om det är möjligt. Då undviker du alla möjligheter av distraktion som lätt kan dyka upp i en dator.
Denna ständiga strid mellan koncentration och distraktion är ett allvarligt problem, både för vårt arbetsresultat och vår egen mentala hälsa. Att införa fokusperioder löser inte problemet, men hjälper dig ändå en bit på vägen.
[box style=”rounded” border=”full”]
Work2Go – Samarbete och kommunikation på dina villkor
Work2Go är ett samarbetsverktyg med e-post från WebbPlatsen i Sverige AB där du själv kan inaktivera och återaktivera hur meddelanden, vare sig det är e-post eller snabbmeddelanden, tas emot och visas för att få din uppmärksamhet. I den delade kalendern talar du om att du är uppbokad för dina kollegor och vid längre fokusperioder aktiverar du frånvaromeddelandet. Läs mer om Work2Go på work2go.se[/box]